Afspraken (Kiosk)
De Afspraken-app laat uw bezoekers zelfstandig een afspraak inplannen rechtstreeks op het touchscreen — zonder tussenkomst van een medewerker. De kiosk begeleidt de bezoeker stap voor stap: van medewerker kiezen tot tijdslot bevestigen. U beheert uw beschikbaarheid en bekijkt inkomende afspraken via de Studio.
Overzicht
| Onderdeel | Wat het doet |
|---|---|
| Kies persoon | Bezoeker kiest de medewerker waarmee hij/zij een gesprek wil |
| Kies dag | Kalenderweergave (Ma–Za) met beschikbare datums |
| Kies tijdslot | Vrije tijdsloten voor de gekozen medewerker en dag |
| Gegevens | Bezoeker vult naam en optioneel contactgegevens in |
| Bevestiging | Samenvatting + bevestigingsnummer op het scherm |
| Studio — Afspraken | Overzicht van alle afspraken; markeert als afgehandeld of annuleren |
Deel 1 — De app instellen (Studio)
Stap 1 — Afspraken-app activeren
Log in op de Studio en navigeer naar het scherm waarop u de app wilt tonen. Klik op Apps beheren, selecteer Afspraken en klik op Installeren.
Stap 2 — Boekingsmodus kiezen
In de app-instellingen kiest u de modus:
- Eigen — de kiosk gebruikt de ingebouwde meerstappenflow (aanbevolen).
- Extern (embed) — u plakt een externe boekings-URL (bijv. Calendly of een eigen pagina). De kiosk toont die pagina in een iframe.
Hebt u nog geen boekingslink ingesteld in de embed-modus, dan ziet de bezoeker de melding “Nog geen boekingslink ingesteld” met een Terug naar het menu-knop. Voeg eerst een geldige URL toe in de instellingen.
Stap 3 — Medewerkers toevoegen
Ga naar Afspraken → Medewerkers en voeg elke persoon toe die afspraken ontvangt. Per medewerker stelt u in:
- Naam en eventueel rol (bijv. “Interieuradviseur”).
- Beschikbare dagen — maximaal één tijdsblok per werkdag (Ma t/m Za).
- Begin- en eindtijd per dag.
- Slotduur — kies uit 15, 20, 30, 45 of 60 minuten.
Pauzeblokken (bijv. lunchpauze) kunnen in de configuratie worden ingesteld. Neem contact op met uw Mindhello-contactpersoon als u dit wilt activeren — er is momenteel geen zichtbare Studio-knop voor pauzes.
Stap 4 — Boekingsvenster instellen
Bepaal hoe ver vooruit bezoekers kunnen boeken:
- Boekingsvenster: 1 tot 84 dagen vooruit.
- Minimale aanlooptijd: standaard 15 minuten (de eerstvolgende vrije slot is nooit binnen de opgegeven aanlooptijd).
- Sluitingsdatums: voeg feestdagen of uitzonderingsdagen toe. Die dag toont de kalender het label Gesloten.
Stap 5 — Contactvelden configureren
Kies welke gegevens de bezoeker moet of kan invullen:
| Veld | Label op scherm | Verplicht? |
|---|---|---|
| Naam | Uw naam | Ja (max. 80 tekens) |
| Telefoon | Uw telefoonnummer | Optioneel (max. 30 tekens) |
| Uw e-mailadres | Optioneel (max. 120 tekens) | |
| Eigen vraag | Zelf in te stellen label | Optioneel (max. 200 tekens) |
Stap 6 — Meldingen instellen
Kies via welk kanaal u een melding ontvangt bij een nieuwe afspraak:
- Dashboard (altijd actief in de Studio)
- Telegram (indien gekoppeld)
- WhatsApp (binnenkort beschikbaar — nog niet in te stellen)
Neem contact op met uw Mindhello-contactpersoon om Telegram te activeren.
Deel 2 — De bezoekersflow (kiosk)
Dit is wat de bezoeker op het scherm doorloopt nadat hij/zij op de Afspraken-tegel tikt.
Stap 1 — Kies uw gesprekspartner
Als er meerdere medewerkers beschikbaar zijn, ziet de bezoeker een kaartenlijst met de naam en rol van elke persoon. De bezoeker tikt op een naam om verder te gaan.
- Heeft uw zaak slechts één medewerker? Dan slaat de app deze stap automatisch over.
- Onderin het scherm verschijnt de knop Eerstvolgende vrije moment — dit zoekt het vroegst beschikbare tijdslot over alle medewerkers heen en springt er direct naartoe.
Stap 2 — Kies een dag
De kalender toont 7 kolommen (Ma t/m Za). De bezoeker bladert met de pijlen Vorige week en Volgende week door de beschikbare weken.
- De huidige dag is gemarkeerd in uw merkkleur.
- Niet-beschikbare dagen dragen het label Gesloten.
- De bezoeker tikt op een beschikbare datum om verder te gaan.
Stap 3 — Kies een tijdslot
Het scherm toont de vrije tijdsloten van de gekozen medewerker op die dag als een raster van knoppen. De bezoeker tikt op een tijdstip.
- Zijn er geen vrije momenten? Dan verschijnt “Geen vrije momenten op [datum]” met de knop Andere dag kiezen.
- Lukt het laden niet? Er verschijnt een foutmelding met de knop Opnieuw proberen.
Tijdsloten zijn berekend in de tijdzone Europa/Brussel. Controleer of de klok van uw kiosk-toestel correct is ingesteld.
Stap 4 — Gegevens invullen
De bezoeker vult zijn/haar gegevens in:
- Uw naam (verplicht) — typen in het tekstveld.
- Uw telefoonnummer (optioneel) — formaat
+32 ... - Uw e-mailadres (optioneel) — formaat
naam@voorbeeld.be - Eigen vraag (optioneel) — indien uw zaak een extra veld heeft ingesteld.
De bezoeker tikt daarna op Controleer mijn afspraak.
Stap 5 — Controleer uw afspraak
Een overzichtskaart toont alle ingevulde gegevens:
| Label op scherm | Inhoud |
|---|---|
| Met | Naam van de gekozen medewerker |
| Rol | Rol/functie van de medewerker |
| Dag | Gekozen datum |
| Tijd | Gekozen tijdslot |
| Naam | Naam van de bezoeker |
De bezoeker bevestigt door op Bevestig afspraak te tikken. Tijdens het vastleggen toont het scherm Afspraak vastleggen…
Is het gekozen tijdslot net door een andere bezoeker ingenomen, dan verschijnt de melding “Dat moment is net vergeven. Kies een ander tijdslot.” De bezoeker keert automatisch terug naar de tijdslot-keuze.
Stap 6 — Klaar
Het bevestigingsscherm toont:
- Een animerend vinkje met het bericht “Uw afspraak staat genoteerd”.
- De samenvatting van de afspraak.
- Het Bevestigingsnr. (een unieke code van 6 tekens).
Na 6 seconden keert de kiosk automatisch terug naar het hoofdmenu.
Deel 3 — Afspraken opvolgen (Studio)
Afsprakenoverzicht openen
Log in op de Studio en ga naar Afspraken. Het tabblad toont alle inkomende afspraken, gegroepeerd per datum. Het overzicht ververst automatisch elke 15 seconden.
Zijn er nog geen afspraken, dan verschijnt:
“Nog geen afspraken — Zodra een bezoeker een afspraak boekt via de kiosk, verschijnt die hier.”
Afspraak afhandelen
- Zoek de afspraak in de lijst (datum, tijdslot, naam bezoeker).
- Klik op Afgehandeld om de status te wisselen.
- De statusbadge past zich direct aan.
Afspraak annuleren
- Klik op Annuleren naast de afspraak.
- Er verschijnt een bevestigingsdialoog:
“De afspraak wordt verwijderd en het tijdslot komt weer vrij. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.”
- Klik op Ja, annuleren om te bevestigen.
Het tijdslot komt onmiddellijk opnieuw beschikbaar voor nieuwe boekingen.
Het veld Eigen vraag (indien ingesteld) is zichtbaar in de melding die u ontvangt via Telegram. Het Studio-overzicht toont dit veld momenteel nog niet — dit is in opbouw.
Veelgestelde vragen
De kalender toont geen beschikbare datums.
Controleer of u in de Studio de juiste dagen en tijden hebt ingesteld onder Medewerkers. Controleer ook of het boekingsvenster niet op 0 staat en of de datum niet als sluitingsdag is gemarkeerd.
De bezoeker ziet “Nog geen boekingslink ingesteld”.
U hebt de modus Extern (embed) gekozen maar nog geen geldige URL ingevoerd. Ga naar de app-instellingen in Studio en voeg de boekingslink toe, of schakel over naar de modus Eigen.
Twee bezoekers probeerden tegelijk hetzelfde tijdslot te boeken.
Het systeem beschermt automatisch tegen dubbele boekingen. De eerste bevestiging slaagt; de tweede bezoeker ziet de melding “Dat moment is net vergeven” en kan een ander tijdslot kiezen.
Ik ontvang geen meldingen bij nieuwe afspraken.
Controleer of Telegram is gekoppeld in de instellingen en of de juiste chat-ID is ingevuld. Neem contact op via support@mindhello.ai als de koppeling ontbreekt. WhatsApp-meldingen zijn nog niet beschikbaar.
Kan ik terugkerende afspraken of opvolggesprekken instellen?
Nee — de app ondersteunt momenteel alleen losse afspraken. Terugkerende afspraken en opvolgflows zijn nog niet beschikbaar. Neem contact op met uw Mindhello-contactpersoon als u dit nodig hebt.
Kan ik pauzetijden (bijv. lunchpauze) blokkeren?
Pauzeblokken kunnen worden ingesteld in de configuratie, maar er is momenteel geen knop in Studio om dit zelf te doen. Neem contact op via support@mindhello.ai en geef uw gewenste pauzetijden door.