Inchecken (Kiosk)
De Inchecken-app is een zelfbediening bezoekersregistratie voor uw MindHello-scherm. Een bezoeker meldt zijn aankomst in enkele tikken — zonder medewerker aan de balie. Uw team ontvangt onmiddellijk een melding via het kanaal van uw keuze.
Overzicht
| Onderdeel | Wat het doet |
|---|---|
| Check-in scherm | Bezoeker meldt zichzelf aan op het touchscreen |
| Naam en reden | Optionele velden die u zelf in- of uitschakelt |
| Teammelding | Uw team ontvangt een melding via dashboard, Telegram of WhatsApp |
| Overzicht | Alle check-ins zijn terug te vinden onder Meldingen in uw beheerplatform |
Deel 1 — App instellen (backoffice)
Stap 1 — App activeren op uw scherm
Log in op het beheerplatform (Studio) en ga naar Schermen. Kies het gewenste scherm en schakel de app Inchecken in.
Instellingen kunnen op twee niveaus worden beheerd: op app-niveau (geldig voor de hele organisatie) of op scherm-niveau (enkel voor dat specifieke scherm). Scherm-instellingen hebben voorrang. U ziet boven de instellingen een notitie “Dit is uw App-niveau…” als u de organisatiebrede standaard bewerkt.
Stap 2 — Formuliervelden kiezen
Onder Instellingen → Inchecken bepaalt u welke informatie de bezoeker invult:
- Naam vragen: schakel in om het naamveld “Uw naam” te tonen. De bezoeker typt maximaal 80 tekens.
- Reden vragen: schakel in om de bezoeker zijn reden van bezoek te laten kiezen. U stelt zelf de keuze-opties in (bijv. Afspraak, Ophalen, Vraag). Elk optielabel mag maximaal 80 tekens bevatten.
Als beide opties uitstaan, meldt de bezoeker zich aan met één tik op “Aanmelden”.
Stap 3 — Meldingskanaal instellen
Onder de sectie “Wie krijgt de melding” kiest u hoe uw team verwittigd wordt:
| Kanaal | Wat u nodig hebt |
|---|---|
| Dashboard | Geen extra configuratie — meldingen verschijnen automatisch onder Meldingen |
| Telegram | Chat-ID van de groep of persoon die de meldingen ontvangt |
| Binnenkort beschikbaar — nog niet in te stellen |
Meldingen worden fire-and-forget verstuurd: een mislukte melding blokkeert de check-in van de bezoeker nooit. De check-in wordt altijd opgeslagen, ook als de melding niet aankomt.
Stap 4 — Instellingen opslaan
Klik op Opslaan. De wijzigingen zijn onmiddellijk actief op het scherm. Er is geen aparte publicatiestap nodig.
Deel 2 — Bezoekersstroom (kioskkant)
Dit is wat uw bezoeker ziet en ervaart op het touchscreen:
Stap 1 — Aankomst bij de kiosk
De bezoeker ziet het welkomstscherm met uw logo of het Inchecken-icoon in uw merkkleur, en de titel (standaard: “Welkom — meld u even aan”).
Stap 2 — Naam invullen (indien ingeschakeld)
Een groot, aanraakgevoelig invoerveld verschijnt met het label “Uw naam” en de plaatsaanduidingstekst “Typ hier uw naam”. Het toetsenbord verschijnt automatisch; het formulier schuift omhoog zodat het invoerveld zichtbaar blijft.
De knop “Aanmelden” blijft uitgeschakeld zolang dit verplichte veld leeg is.
Stap 3 — Reden kiezen (indien ingeschakeld)
Onder het label “Waarvoor komt u?” ziet de bezoeker grote knoppen met uw ingestelde opties (bijv. Afspraak, Ophalen, Vraag). De bezoeker tikt op de reden die van toepassing is.
Stap 4 — Aanmelden
De bezoeker tikt op de knop “Aanmelden”. De knop toont een laadanimatie met de tekst “Aanmelden…” terwijl de check-in wordt verwerkt.
Stap 5 — Bevestigingsscherm
Na een succesvolle aanmelding verschijnt een bevestigingsscherm met een geanimeerde pulserende ring en een vinkje. De standaardtekst luidt:
“Bedankt, u bent aangemeld. Neem plaats, we komen zo bij u.”
Na 5 seconden keert het scherm automatisch terug naar het hoofdmenu.
Meldingen voor uw team
Bij elke check-in ontvangt uw team een melding op het ingestelde kanaal.
Dashboard (Meldingen-tab)
Elke check-in verschijnt onmiddellijk in het overzicht. De registratie bevat de naam van de bezoeker, de gekozen reden, het scherm waarop is ingecheckt en het tijdstip.
Telegram
De melding heeft het volgende formaat:
🔔 Nieuwe aanmelding
[naam van uw zaak] — [naam van het scherm]
Onderwerp: [reden]
[naam bezoeker]
Tijd: [tijdstip]WhatsApp (binnenkort beschikbaar)
WhatsApp-meldingen zijn nog niet beschikbaar. Gebruik voorlopig Dashboard of Telegram als meldingskanaal.
Foutafhandeling
Als de aanmelding niet kan worden verwerkt, toont de kiosk de melding:
“Het aanmelden lukte niet. Probeer het opnieuw.”
De knop wordt tijdelijk uitgeschakeld. De bezoeker kan na de foutmelding opnieuw tikken; zodra hij/zij begint te typen, verdwijnt de foutmelding.
Veelgestelde vragen
De bezoeker ziet geen naamveld.
Het naamveld is uitgeschakeld in de instellingen. Ga naar Studio → Schermen → Instellingen → Inchecken en schakel Naam vragen in.
Het team ontvangt geen meldingen via Telegram.
Controleer of de juiste chat-ID is ingevuld en of de Telegram-bot is toegevoegd aan de groep (of een privébericht heeft ontvangen). Meldingen worden niet opnieuw verstuurd bij een mislukte poging.
Kan een bezoeker inchecken zonder naam of reden in te vullen?
Dat hangt af van uw instellingen. Als Naam vragen is uitgeschakeld en Reden vragen ook, meldt de bezoeker zich aan met één tik op “Aanmelden” zonder verdere invoer.
Waar vind ik een overzicht van alle check-ins?
Log in op het beheerplatform en ga naar het tabblad Meldingen. Daar ziet u alle check-ins van uw schermen, inclusief naam, reden en tijdstip.
Hoe lang worden check-in-gegevens bewaard?
Dit artikel is in opbouw. Neem contact op via support@mindhello.ai voor details over het bewaarbeleid van uw gegevens.
Ondersteunt de app meerdere talen?
De kioskteksten zijn momenteel in het Nederlands. Meertalige ondersteuning (Frans, Engels) is voorzien maar nog niet actief. Uw Mindhello-contactpersoon informeert u zodra dit beschikbaar is.